KOBİ segmentli firmaların en iyi yönetmesi gereken alan alacak tahsilat takibidir. Günümüzde birçok firma alacaklarını iyi yönetemediği için nakit akışında denge sağlayamaz, bu dengeyi kuramadığı için dış kaynaklara ihtiyaç duyar, finansal kurumlara başvurduğunda ise alacak kalitesi ve donuk alacaklardan dolayı dış kaynak temin edilmesinde sorun yaşanır ve bu durum firmayı iflas noktasına getirebilir.
Tahsilat yönetiminde dikkat edilmesi gereken adımlar:
Tahsilat takibini kim yapacak ?
Firma içerisinde alacaklardan kimin sorumlu olduğu net bir şekilde belirtilmeli, muhasebe ve satış departmanları alacak tahsilat yönetiminde birlikte hareket etmelidirler. Sadece satışçı ve/veya sadece muhasebecinin tahsilat için firmalar ile görüşmesi etkin bir sonuç çıkarmaz. Çünkü firmanın genel bir tahsilat politikası olmasına rağmen her firma özelinde farklı yöntemler uygulanır. Bunu da en iyi bilen aktif satışta bulunan satış personelidir. Muhasebe personeli, ticari alacağımız olan firmanın;
- Güncel borç bakiye bilgisini,
- Hangi ürün veya hizmeti aldığını,
- Aldığı ürünün birim fiyatını,
- Hangi şartlarla aldığını,
- Yapıldıysa en son ödeme tarihini,
- Ne kadar süredir ödeme yapmadığını,
satış kadroları ile paylaşarak tahsilat takibi için satış personelini veri anlamında donatmasıyla etkin bir tahsilat takibi yapılabilir.
Alacağınızı istemekten çekinmeyin ve ödeme günü alın
Firmadan alacağınız sizden bir mal ve/veya hizmet alması sonucunda doğar. Bu alacağın firma özelinde belirlediğiniz ödeme şartları ile zamanında tahsilat yapılması esastır.
Özellikle KOBİ segmentli müşterilerde siz talep etmedikçe “bugün size ödeme yapacağım” ifadesini duyamazsınız (Eğer böyle bir müşteriniz varsa asla kaybetmeyin).
İster yüz yüze , ister telefonda sağlayacağınız tahsilat görüşmelerinde vermiş olduğunuz ürünün veya hizmetin kalitesine ne kadar güveniyorsanız, satışını yaparken ne kadar sağlam bir duruş sergiliyorsanız tahsilatını yaparken de aynı güven içerisinde olmanız gerekir.
Örneğin, fatura tarihinden 10 gün sonra ödeme şartı ile anlaştığınız bir müşteri ödemesini 20 gün geciktirmiş ise; telefon görüşmesinde” ……. Bey/Hanım sizden ne zaman ödeme alabiliriz” ile “……. Bey/Hanım ödeme hakkında size bilgi vermek istiyorum. ……… tarihinde ödenmesi gereken tutar……… TL dir. Bu hafta hangi gün ödeme yapacaksınız” talebi çok farklıdır.
Müşteriden ödeme isterken çekingen bir tavır sergilerseniz ya vade uzatımı ister ya da ödeme gününü sizin değil de kendi istediği tarihi kabul ettirmeye çalışır.
Özelikle ilgili ayın ilk haftasında müşteri ayrımı gözetmeksizin e-mail aracılığı ile cari hesap ekstrelerini bilgilendirmek amaçlı müşterilerinizle paylaşın. Böylelikle yüz yüze veya telefon görüşmesi öncesinde müşteriye ön bilgilendirme yapmış olacaksınız.
Alacak vadelerini etkin yönetin
Firma çalışma şartlarını belirlerken çalıştığı sektör vadeleri belirlemede en önemli unsurlardan biridir. Her firma özelinde ayrı bir tahsilat politikası izlemekle birlikte hangi firma ile nasıl çalışılacağı ( nakit/çek-senet/kredi kartı/açık hesap) baştan belirtilmelidir.
Sektörde en önemli sorun çekli tahsilatlarda yaşanmaktadır. En yoğun kullanılan tahsilat yöntemi olmakla birlikte firmanın nakit akışını en olumsuz etkileyen yöntemdir. Sektörüne bağlı değişmekle birlikte finans kurumları nezdinde makul görülen çek vadeleri max. 180 gündür.
Satılan ürünün teslimatında 180 gün vade ile anlaştığınız bir firmada teslim gününde tahsilatı sağlamak gerekmektedir. Ancak uygulamada birçok firmada karşılaştığım en önemli sorunda burada başlamakta. Müşteriden sipariş alınıyor, ürün çıkışı sağlanıp teslimat yapılıyor, aynı gün tahsilatı çek alarak sağlaya biliyor musunuz ? HAYIR. ”Çek karnem basımda bankanın teslim etmesini bekliyorum, imza yetkilisi yurt dışında fuarda gelince hemen göndereceğiz, neden acele ediyorsun kaçıyor muyuz?" gibi bir sürü gerekçeyle sorunsuz teslimatını yaptığınız veya sunduğunuz hizmetin karşılığını vaktinde alamıyorsunuz.
Asıl sorunda burada başlıyor. 6 ay vade ile anlaştığınız bir müşteri teslim aldığı ürünün ödemesini 2 ay sonra yapar ve çek vadesini de çeki kestiği günden itibaren 8 aylık çek keserse 6 aylık anlaştığınız ödeme süresi 10 aya çıkmış oluyor ve alacak vadelerindeki bu sorun sizi dış kaynak kullanımına mecbur bırakmaktadır.
Bu nedenle özellikle çekli satışlarda müşteri karşısında tutumunuz kesin ve net olmalıdır. Vade yönetimini müşteriye bırakmayın.
Müşterilerinizi kategorize edin
Her müşteriyi aynı periyodlarla alacak tahsilatı için arayamazsınız. Örneğin, her ayın 10'unda ödeme yapan bir müşteriyi ayın 5 inde alacak tahsilatı için ararsanız müşteride soru işaretleri oluşturabilirsiniz. Ancak her ayın 10 unda düzenli ödeyen bir müşteri ayın 12 sinde hala ödeme göndermemişse hemen telefona sarılın veya yerinde ziyaret edin.
Müşterileri kendi firma yönetim tarzınızda kategorileştirseniz zamandan kazanır daha etki bir alacak tahsilat sistemi kurabilirsiniz.
Örneğin;
- Rutin tahsilat takibi yapılacak müşteriler
- Borç bakiyesi yüksek olan müşteriler
- Kısmi ödeme yapan müşteriler
- Gecikmeli ödeme yapan müşteriler
- Hukuki süreç başlatılacak müşteriler
Firmanızın sağlam ve dengeli ilerlemesini istiyorsanız öncelikli olarak cirosuna değil, tahsilatların kalitesine bakın. Çünkü tahsil edilmeyen hiçbir satış sonuçlanmamıştır.
Derviş Ali Doğanşahin
